Сроки хранения персональных данных: сколько и на каком основании

Коротко. Единого срока хранения персональных данных не существует, и это главная причина путаницы. Закон № 152-ФЗ задаёт принцип: данные хранятся не дольше, чем требуется целью обработки, после чего подлежат уничтожению или обезличиванию — если иной срок не установлен законом или договором. Дальше срок определяется тем, о каких данных речь: кадровые документы имеют сроки по приказу Росархива, бухгалтерские — по законодательству о бухучёте, согласия и заявления живут по своим правилам. Практическая ошибка большинства компаний одна: срок нигде не зафиксирован, данные хранятся «всегда», а по факту нет ни оснований, ни порядка уничтожения.

Материал носит справочный характер и не является юридической консультацией. Нормы приводятся по состоянию на 2026 год; конкретные позиции перечней нужно проверять по актуальной редакции.

Срок хранения определяется целью и нормой, а «на всякий случай» — не основание

Содержание

• Принцип из 152-ФЗ
• Как определить срок для конкретных данных
• Кадровые документы: типичные сроки
• Данные систем учёта рабочего времени
• Что делать по истечении срока
• Как оформить уничтожение
• Типичные ошибки
• Чек-лист
• FAQ

Принцип из 152-ФЗ

Закон исходит из двух связанных требований:

• срок хранения ограничен целью. Данные хранятся не дольше, чем это требуется целями обработки, если срок не установлен федеральным законом или договором;
• по достижении цели данные уничтожаются или обезличиваются — если иное не предусмотрено законом.

Из этого следует практический вывод: сначала определяется цель, потом срок. Формулировка «храним, пока может понадобиться» противоречит закону, потому что не задаёт границы вовсе.

Второе следствие: у разных категорий данных в одной компании будут разные сроки, и это нормально. Единый срок «пять лет на всё» удобен, но обычно означает, что часть данных хранится незаконно долго, а часть уничтожается раньше, чем требуют другие нормы.

Как определить срок для конкретных данных

Порядок из четырёх шагов:

1. Сформулируйте цель обработки. Кадровый учёт, расчёт зарплаты, исполнение договора, ответ на обращение.
2. Проверьте, есть ли прямой нормативный срок. Для кадровых и бухгалтерских документов он обычно есть.
3. Если прямого срока нет, определите его через цель и зафиксируйте в своём документе. Например: резюме кандидатов, не принятых на работу, — до шести месяцев с даты решения, если нет согласия на более длительное хранение.
4. Запишите срок в политике обработки и в уведомлении надзорного органа: см. уведомление в Роскомнадзор.

Особый случай — согласие субъекта. Если данные обрабатываются на основании согласия и оно отозвано, обработку нужно прекратить, а данные уничтожить, кроме случаев, когда есть другое законное основание продолжать: подробно в отзыв согласия на обработку данных и удаление данных сотрудника.

Кадровые документы: типичные сроки

Сроки хранения кадровых документов установлены приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Несколько ориентиров, которые встречаются чаще всего:

Важно: это ориентиры для понимания порядка величин. Конкретную позицию нужно смотреть в перечне — формулировки там точные, и от них зависит и срок, и порядок передачи в архив. Про табель подробнее — табель учёта рабочего времени.

Данные систем учёта рабочего времени

Здесь нормативного срока обычно нет, и его нужно определить самому — а значит и обосновать.

Практичный подход:

• разделите данные по детальности. Детальные события (какое приложение было активно в конкретную минуту) нужны недолго — они полезны сотруднику для разбора своего дня. Агрегаты (часы по дням, доли категорий) могут храниться дольше, потому что менее чувствительны;
• определите цель для каждого уровня. Если цель — помочь сотруднику видеть свой день, полугода детальных данных более чем достаточно;
• зафиксируйте срок в локальном акте и в политике. Тогда у вас есть ответ и для сотрудника, и для проверки;
• предусмотрите автоматическое удаление. Ручное «когда-нибудь почистим» не работает.

Обратная сторона: чем меньше вы собираете и чем короче храните, тем меньше риск при утечке и тем проще согласовать систему с командой. Аргументы — агрегаты вместо событий и что нельзя измерять в работе. Про размеры ответственности — штрафы за нарушение 152-ФЗ.

Что делать по истечении срока

Три допустимых варианта, и выбор зависит от цели:

1. Уничтожить. Основной вариант: цель достигнута, оснований хранить нет.
2. Обезличить. Подходит, когда нужна статистика без привязки к людям: агрегированные показатели можно хранить дольше, если по ним невозможно определить конкретного человека.
3. Продолжить хранение по другому основанию. Например данные нужны для исполнения нормативной обязанности — но тогда основание должно быть названо, а не подразумеваться.

Чего нельзя: хранить «до выяснения», потому что «может пригодиться в споре». Если основание — возможный спор, его нужно сформулировать и ограничить сроком.

Как оформить уничтожение

Минимальный порядок, который выдерживает проверку:

• назначенный ответственный и понятная процедура: кто, когда и на каком основании уничтожает;
• периодичность. Например ежеквартальная проверка достижения сроков;
• акт об уничтожении с перечнем категорий данных, оснований и способа уничтожения;
• уничтожение во всех местах, включая резервные копии, выгрузки в таблицы и почтовые вложения — это самая частая брешь;
• фиксация факта в журнале, чтобы можно было ответить на обращение субъекта.

Отдельно предусмотрите порядок для случая, когда субъект сам требует удаления: сроки ответа на такие обращения короткие, и без готовой процедуры их легко нарушить.

Типичные ошибки

• Единый срок для всех данных. Одновременно и слишком долго, и слишком коротко.
• Срок нигде не зафиксирован. Тогда фактический срок — «бесконечно», и это нарушение принципа.
• Забытые копии. Данные уничтожены в основной системе и остались в выгрузках, бэкапах и переписке.
• Хранение резюме годами без согласия и без цели.
• Смешение обезличивания и удаления. Если по агрегату можно восстановить человека, это не обезличивание.
• Отсутствие процедуры уничтожения. Срок в документе есть, а механизма нет.

Чек-лист

• Для каждой категории данных определена цель и срок хранения.
• Проверено наличие прямых нормативных сроков (кадры, бухгалтерия).
• Сроки зафиксированы в политике обработки и в локальных актах.
• Для данных без нормативного срока обоснование сформулировано письменно.
• Настроено автоматическое удаление там, где это возможно.
• Есть процедура уничтожения: ответственный, периодичность, акт.
• Учтены резервные копии и выгрузки.
• Есть порядок ответа на требование субъекта об удалении.

FAQ

Сколько нужно хранить персональные данные? Единого срока нет. По 152-ФЗ данные хранятся не дольше, чем требуется целью обработки, если иной срок не установлен законом или договором; затем уничтожаются или обезличиваются.

Какие сроки установлены для кадровых документов? По приказу Росархива № 236 от 20.12.2019: трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства, табели учёта рабочего времени — 5 лет, при вредных условиях значительно дольше.

Сколько можно хранить резюме кандидата? Нормативного срока нет: срок определяется целью и, при необходимости более длительного хранения, согласием кандидата. Хранение резюме годами «на будущее» без согласия — рискованная практика.

Что делать по истечении срока хранения? Уничтожить, обезличить или продолжить хранение по другому названному основанию. «Хранить на всякий случай» основанием не является.

Нужно ли оформлять уничтожение данных? Да: назначить ответственного, установить периодичность проверки сроков, составлять акт об уничтожении и фиксировать факт, чтобы можно было ответить на обращение субъекта.

Считается ли агрегированная статистика персональными данными? Если по ней невозможно определить конкретного человека — нет. Но проверять это нужно всерьёз: в маленькой команде даже агрегат может указывать на конкретного сотрудника.

Сколько хранить данные систем учёта рабочего времени? Нормативного срока нет, поэтому срок определяется целью и фиксируется в локальном акте. Практичный подход — короткий срок для детальных событий и более длительный для агрегатов.

Нужно ли удалять данные из резервных копий? Да, уничтожение должно охватывать все места хранения, включая бэкапы, выгрузки и почтовые вложения. Забытые копии — самая частая брешь при проверках.

Опубликовано: 12 августа 2026 г.