Табель учёта рабочего времени: бланк, формы Т-12 и Т-13, образец заполнения

Коротко. Готовых бланков два — Т-12 и Т-13, они утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года эти формы не обязательны для большинства организаций: с вступлением в силу закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ коммерческие организации вправе применять собственные формы первичных документов, если в них есть обязательные реквизиты. Обязательны унифицированные формы только для организаций бюджетной сферы, где применяется форма 0504421. Практический вывод: бланк Т-13 удобно взять как основу, потому что он привычен проверяющим и бухгалтерии, а собственную форму разрабатывать стоит только если стандартная реально не подходит — и тогда её нужно утвердить приказом и закрепить в учётной политике.

Материал носит справочный характер и не является юридической консультацией. Нормы приводятся по состоянию на 2026 год.

Бланк — вопрос удобства, а не закона: обязательны реквизиты, а не конкретная форма

Содержание

• Какие бланки существуют
• Чем Т-12 отличается от Т-13
• Обязательные реквизиты своей формы
• Структура табеля: что где заполняется
• Образец заполнения
• Порядок работы с табелем
• Частые ошибки
• Где взять исходные данные
• Чек-лист
• FAQ

Какие бланки существуют

Важно не путать две разные обязанности:

• вести учёт рабочего времени — обязанность работодателя по части 4 статьи 91 ТК РФ. Она безусловна;
• использовать конкретный бланк — не обязанность для коммерческих организаций с 2013 года.

То есть отказаться от бланка можно, от учёта — нет. Подробнее про сам документ и зачем он нужен — табель учёта рабочего времени.

Чем Т-12 отличается от Т-13

Разница ровно одна, и она в объёме:

Т-12 — «Табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда». Состоит из двух разделов: учёт рабочего времени (раздел 1) и расчёт с персоналом по оплате труда (раздел 2). Заполняется вручную. Если расчёт зарплаты ведётся отдельно, раздел 2 можно не заполнять.

Т-13 — «Табель учёта рабочего времени». Только учёт времени, без расчётной части. Изначально предназначалась для автоматизированной обработки.

Что выбрать на практике:

• Т-13 — в большинстве случаев: расчёт зарплаты почти всегда ведётся в отдельной программе, и расчётная часть табеля дублирует её;
• Т-12 — если хочется один документ на учёт и расчёт и организация небольшая.

Обязательные реквизиты своей формы

Если разрабатываете свой бланк, в нём должны быть реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ:

1. наименование документа;
2. дата составления;
3. наименование организации, составившей документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни — то есть собственно отработанное время;
5. величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения — часы и дни;
6. должности лиц, ответственных за оформление;
7. подписи этих лиц с указанием фамилий и инициалов.

Плюс практический минимум, без которого табель бесполезен: табельные номера работников, календарные дни месяца, коды видов рабочего времени, итоги по дням и по месяцу.

Свою форму нужно утвердить приказом руководителя и приложить к учётной политике. Без этого документ формально не имеет основания.

Структура табеля: что где заполняется

Шапка:

• наименование организации и структурного подразделения;
• номер документа и дата составления;
• отчётный период — с первого по последнее число месяца.

Табличная часть, по одной строке на работника:

• порядковый номер;
• фамилия, инициалы, должность;
• табельный номер;
• отметки о явках и неявках по числам месяца — в каждой клетке буквенный или цифровой код и, при необходимости, число отработанных часов;
• итоги: отработано дней и часов за период, а также итоги по видам неявок.

Подписи: ответственный за ведение (обычно табельщик или руководитель подразделения), руководитель подразделения, работник кадровой службы.

Клетка на день заполняется в два «этажа»: сверху код, снизу количество часов. Например Я / 8 — явка, отработано 8 часов; РП / 8 — простой по вине работодателя.

Образец заполнения

Фрагмент за первую неделю месяца (условный пример, форма Т-13):

Как это читать: у Иванова обычная неделя; Петров с 2-го числа на больничном (Б); Сидорова с 3-го в отпуске (ОТ); у Кузнецова 2-го числа переработка (11 часов вместо 8 — сверхурочные дополнительно оформляются отдельным приказом и отражаются кодом С), а 4-го числа простой по вине работодателя (РП).

Полная расшифровка кодов — обозначения в табеле учёта рабочего времени. Про простой и его коды — простой по вине работодателя.

Порядок работы с табелем

1. Назначить ответственного приказом — по одному на каждое подразделение или одного на организацию.
2. Открыть табель в первый рабочий день месяца, внеся всех работников подразделения.
3. Заполнять ежедневно — это принципиально: табель, заполненный «по памяти» в конце месяца, не является достоверным первичным документом.
4. Основывать отметки на документах: приказ на отпуск, листок нетрудоспособности, приказ о сверхурочной работе, приказ о простое. Отметка без документа — источник спора.
5. Закрыть табель в конце месяца, подсчитать итоги по дням, часам и видам неявок.
6. Подписать ответственным, руководителем подразделения и кадровой службой.
7. Передать в бухгалтерию для расчёта заработной платы.
8. Хранить установленный срок: сроки хранения кадровых документов определяются приказом Росархива, и для табелей они различаются в зависимости от условий труда — проверяйте по актуальной редакции перечня.

Частые ошибки

• Заполнение задним числом за весь месяц. Формально это делает документ недостоверным, а фактически — приводит к ошибкам в оплате.
• Отметка без основания. Проставили ОТ, а приказа на отпуск нет.
• Один код на разные ситуации. Например «простой» без разделения на РП, НП и ВП — а от кода зависит расчёт оплаты.
• Пустые клетки. Каждый календарный день должен иметь отметку, включая выходные (В) и праздники.
• Часы не сходятся с нормой. Итог нужно сверять с нормой рабочего времени за месяц: норма рабочего времени.
• Переработки отражены, но не оформлены. Сверхурочная работа требует приказа и согласия работника, а не только записи в табеле.
• Своя форма не утверждена приказом. Тогда её применение нечем обосновать.

Где взять исходные данные

Табель — документ учёта, а не измерения: в него переносят то, что уже известно. Данные приходят из двух источников.

Кадровые документы дают основания для неявок: приказы на отпуск, больничные, командировки, приказы о простое и сверхурочной работе.

Фактическое время работы — сложнее. Варианты: пропускная система, отметки в начале и конце дня, отчёты руководителя. Для сотрудников на удалённой или частично удалённой работе пропускной системы нет, и здесь часто возникает вопрос, откуда брать часы. Один из корректных путей — учёт активности за компьютером с согласия работника: он даёт объективные данные о времени работы, но требует оформления — 152-ФЗ и мониторинг сотрудников, учёт рабочего времени удалённых сотрудников.

Важное ограничение честности: любые данные об активности показывают время за компьютером, а не всю работу. Совещания, звонки и работа с бумагами в них не попадают, поэтому такие данные — вспомогательный источник для табеля, а не его замена. Посмотреть, как выглядит учёт активности по дням и часам, можно в демо.

Чек-лист

• Выбрана форма: Т-13, Т-12, форма для бюджетной сферы или своя.
• Если форма своя — она содержит все реквизиты статьи 9 закона № 402-ФЗ и утверждена приказом.
• Приказом назначен ответственный за ведение табеля.
• Табель заполняется ежедневно, а не в конце месяца.
• Каждая неявка подтверждена документом-основанием.
• Использованы правильные коды, включая раздельные коды простоя.
• Проставлены отметки на все календарные дни, включая выходные.
• Итоги сверены с нормой рабочего времени за месяц.
• Табель подписан всеми ответственными лицами и передан в бухгалтерию.

FAQ

Какой бланк табеля учёта рабочего времени использовать? Формы Т-12 или Т-13 из постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Для коммерческих организаций они рекомендуемые, а не обязательные; организации бюджетной сферы применяют форму 0504421.

Чем отличается Т-12 от Т-13? Т-12 включает и учёт времени, и расчёт оплаты труда; Т-13 — только учёт рабочего времени. Если зарплата считается в отдельной программе, удобнее Т-13.

Обязательно ли использовать унифицированную форму? Нет. С 2013 года коммерческие организации вправе применять собственные формы первичных документов при наличии обязательных реквизитов. Обязанность вести учёт рабочего времени при этом сохраняется.

Какие реквизиты должны быть в своей форме табеля? Наименование документа, дата составления, наименование организации, содержание операции, величина измерения с единицами, должности ответственных лиц и их подписи с расшифровкой.

Нужно ли утверждать свою форму приказом? Да, свою форму утверждают приказом руководителя и закрепляют в учётной политике.

Как заполнять клетку в табеле? В два уровня: сверху код вида рабочего времени, снизу количество часов. Например «Я / 8» — явка, восемь часов.

Можно ли заполнить табель в конце месяца сразу за весь период? Формально это делает документ недостоверным. Табель должен заполняться по факту, ежедневно.

Кто подписывает табель? Ответственный за ведение, руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы.

Опубликовано: 12 августа 2026 г.